Der Abrechnungsprozess gehört zu den wichtigsten Prozessen in der Zahnarztpraxis. Hier wird durch Fehler bares Geld verbrannt und das kann richtig teuer werden. Daher sollten die Prozesse in diesem Bereich gut strukturiert ablaufen. Ich möchte in diesem Beitrag beleuchten, worauf es ankommt und welche Rolle Qualitätsmanagement dabei spielt. Zur Unterstützung der Zahlen, Daten und Fakten, habe ich Kontakt mit der Firma ZAB Abrechnungs GmbH aufgenommen. Die Firma ZAB hat ihren Sitz in Konstanz, ist seit 20 Jahren eine der erfolgreichsten externen Abrechnungsfirmen für Zahnarztpraxen und wurde schon 6-fach ausgezeichnet. Also genau der richtige Ansprechpartner in Sachen Abrechnungsoptimierung!
Anforderung an eine gute Abrechnung
Wer für die Abrechnung in der Zahnarztpraxis zuständig ist, sollte fit sein. Das bedeutet der regelmäßige Besuch von Fortbildungen sind Pflicht und sollte auch kostentechnisch keine Rolle spielen.
Eine Abrechnungsfachkraft, die regelmäßig geschult wird und weiß worauf es ankommt, holt die Kursgebühr um ein vielfaches wieder rein. Der Geschäftsführer der ZAB Abrechnungs GmbH, Michael Glowka, bringt die Zahlen hierzu auf den Tisch.
Der Abrechnungsverlust durch mangelnde, regelmäßige Fortbildung kann bis zu 20% betragen!
Das ist eine Menge Holz, wenn man sich das mal genau ausrechnet. Damit holen Sie die Mehrkosten durch Validierungen und Gerätewartungen bei weitem wieder rein. Somit sehen wir schon den ersten Zusammenhang bezüglich QM.
Abrechnungsoptimierung = Kostenoptimierung = Umsatzsteigerung
Außerdem gehören noch weitere Faktoren zu einer guten Abrechnung:
· Zeitnahe Bearbeitung der Kostenvoranschläge sowie Rechnungen und Abrechnungen
· Eine gute Patientenaufklärung und Beratung
· Ein umfangreicher Begründungskatalog für Steigerungsfaktoren
· Unterstützung für Patienten in Versicherungsfragen
Was sind häufige Fehler in der Abrechnung?
In der Abrechnung schleichen sich oft Fehler ein, die einem gar nicht bewusst sind. Dadurch entstehen versteckte Fehlerkosten, die nur bei genauem Hinsehen und Analysieren aufgedeckt werden und schließlich durch neue und optimierte Prozesse auszutauschen sind.
Folgende Probleme führen häufig zu versteckten Fehlerkosten:
· Vergessene Abrechnungspositionen
· Mangelndes Fachwissen
· Zu geringer Steigerungsfaktor
· Zu wenig Personal
· Standardbegründungen die von den Kassen nicht akzeptiert werden
· Schlechte Aufklärung am Patient
· Zu lange Bearbeitungszeit für den Patienten
· Fehlende oder schlechte Dokumentation in den Behandlungszimmern
Wie kann QM eine gute Abrechnung unterstützen?
Im QM werden Prozesse genau beschrieben und Unstimmigkeiten beleuchtet. Wer genau festlegt WIE etwas umgesetzt werden muss, kann viel leichter Fehler aufdecken und bearbeiten.
Zudem ist die Praxis in der geltenden QM-Richtlinie dazu verpflichtet Patientenbeschwerden sowie Praxisziele zu dokumentieren und Verbesserungen einzuleiten.
Schauen wir uns doch einmal an, welche Probleme auftreten können und wie QM diese verbessert bzw. vermeidet.
|
Problem |
Lösung
|
|
Die Prozesse in der Abrechnung laufen unstrukturiert und eher nach Gefühl.
Patienten beschweren sich über lange Wartezeiten für Kostenvoranschläge.
Rechnungen werden viel zu spät versendet. |
Hierbei ist die Festlegung von Zielen und genauen Abläufen Gold wert. Nach wie vielen Tagen soll die Rechnung und der KVA raus? Wie schnell erhält der Patient eine Antwort? Wo finde ich eine genaue Ablaufbeschreibung für diese Prozesse? Die Praxis sollte in einem Workshop genau diese Dinge klären und die Abläufe für alle verständlich festlegen. Zudem ist die Praxis in der geltenden QM-Richtlinie dazu verpflichtet Patientenbeschwerden sowie Praxisziele zu dokumentieren und Verbesserungen einzuleiten. |
|
Die Dokumentation in der Behandlung ist unzureichend. Dadurch gehen viele Leistungen verloren. |
Hier sollten die Karteieinträge genau durchgeschaut und mit der Behandlung verglichen werden. Fallen Unstimmigkeiten auf, sollte dies durch eine interne Schulung aufgearbeitet werden. Dies kann entweder durch eine externe Firma oder durch die Abrechnungskraft durchgeführt werden. Die Praxis ist zur stetigen Verbesserung ihres QM-Systems und der Umsetzung eines Fehlermanagements in der geltenden Fassung der QM-Richtlinie des G-BA verpflichtet. |
|
Der Steigerungsfaktor ist zu gering. |
Viele Leistungen werden zu gering berechnet. Teilweise sind die Privatleistungen sogar unter dem Kassensatz. Dadurch geht wertvolles Honorar einfach verloren. Um dies zu vermeiden, sollte genau besprochen werden, welche Leistungen mit welchen Leistungsfaktoren abgerechnet werden. Um den Steigerungsfaktor für die Versicherungen ausreichend zu begründen, ist ein umfassender und gut angelegter Begründungskatalog Pflicht! |
|
Abrechnungspositionen werden vergessen |
Wer Probleme hat, sich die Abrechnungspositionen und Regeln zu merken, sollte auf Leistungsketten zurückgreifen. So ist es möglich, die Abrechnungspositionen miteinander zu verknüpfen. Die Teamsitzung stellt einen optimalen Zeitraum da, um die Mängel zu besprechen und Lösungen zu finden. Die Pflicht zur Umsetzung der internen Kommunikation in der Praxis ist ein Bestandteil der geltenden QM-Richtlinie für Zahnarztpraxen. |
|
Mangelndes Fachwissen |
Die Abrechnung ist ein stetiger Wandel. Daher ist es auch absolut notwendig, sich permanent fortzubilden. Hier sollten Schulungen in den jährlichen Mitarbeitergesprächen thematisiert und geplant werden. Schulungen und Mitarbeitergespräche sind in der geltenden QM Richtlinie des G-BA für Zahnarztpraxen ein Pflichtthema. |
|
Es kommt zu Personalmangel |
Oft ist das Personal in der Zahnarztpraxis auf dem Minimum aufgebaut. Im normalen Ablauf mag das ausreichen, jedoch kommt es schnell zu einem Mangel, wenn eine Mitarbeiterin unerwartet ausfällt. In § 3 der G-BA Richtlinie gehört Verantwortung und Führung zu den Grundelementen der Umsetzung eines erfolgreichen QM-Systems. Das bedeutet unter anderem eine ausreichende Bereitstellung der benötigten Ressourcen, um effektiv und patientenorientiert arbeiten zu können. Gerade bei der Sicherstellung des Honorars sollte ausreichend Personal zur Verfügung stehen. Kommt es dennoch zu einem unerwarteten Mangel, kann auf externe Hilfe zurückgegriffen werden. |
Welche Gründe sprechen für eine externe Unterstützung?
Es gibt unterschiedliche Gründe, um auf externe Unterstützung zurück zu greifen. Hierzu können gehören:
· Personalausfall in der Abrechnung
· Der Bedarf an zeitnahen Honorarzahlungen
· Das Auslagern des Mahnwesens
· Unterstützung bei der Bearbeitung von Versicherungsschreiben
· Ein Ratenzahlverfahren für die Patienten, jedoch ohne selbst auf das Honorar warten zu müssen
· Gute Fortbildungen für das Personal
· Ein Ansprechpartner für schwierige Abrechnungsfälle
· Die optimale Ausschöpfung der Abrechnungsleistungen
· Honorarverlust zu vermeiden
Nicht immer können wir die hier genannten Punkte selber in der Praxis perfekt umsetzen. Um jedoch trotzdem alles für unsere Patienten und für unsere Ressourcen rauszuholen, gibt es viele externe Anbieter.
Woher bekomme ich Hilfe, wenn ich diese brauche?
Wer sich für externe Unterstützung entscheidet, sollte eine gute Auswahl treffen.
Sie sollten sich zuerst im Klaren darüber sein, was Sie genau durch die externe Kraft erreichen möchten. Auch hier spielt QM wieder eine tragende Rolle.
Nur wer genau plant und seine Ziele deutlich formuliert, weiß auch wo die Reise hingehen soll.
Haben Sie sich darüber ein Bild gemacht, können Sie gezielt auf dem Markt nach der passenden Kraft suchen.
Sie können sich zur Unterstützung Ihres Teams eine freie Abrechnungskraft suchen. So ist es möglich, den Fokus in der Praxis auf die Patientenbetreuung zu legen. Die externe Abrechnungskraft kann sich derweil um die komplizierteren Abrechnungsfälle kümmern. Oft fehlt genau hierfür in der Praxis die Ruhe und die Zeit. Hier verstecken sich dann gerne Fehlerkosten.
Wer seine gesamte Abrechnung und auch die Honorierung auslagern möchte, sollte auf eine größere Firma zurückgreifen. Hier ist die Firma ZAB eine gute Adresse. Die Firma betreut durchschnittlich bereits gut 75% ihrer Kunden seit mehr als 5 Jahren (tendenz steigend). Dies bestätigt auch eine Kundenumfrage im Jahr 2017 vom Appletree. Dort lag die Weiterempfehlungsrate bei 95%.
Die Firma ZAB unterstützt deutschlandweit Zahnarztpraxen in Sachen Abrechnung. Auch in zahlreichen Fachzeitschriften ist die Firma ZAB mit ihrem Expertenwissen vertreten.
Somit wurden schon gut 40.000 Versicherungskorrespondenzen erfolgreich durch die Firma ZAB bearbeitet.
Zudem versendet ZAB die Rechnungen an die Patienten, kümmert sich um das Mahnwesen, die Ratenzahlungen und auch um Rechtsfragen.
Die Regulierungsquote der außergerichtlichen Kostenerstattungen liegt bei 99,8%.
Die Praxis erhält das Honorar innerhalb weniger Werktage. Die Kosten für die Praxis hängen dabei von der Größe und den vertraglichen Vereinbarungen ab. Wer jetzt denkt "Schon wieder Kosten?" darf dabei nicht vergessen, wie viel Honorarverlust und Zeit dabei eingespart wird. Es bleibt am Ende deutlich mehr hängen, als verloren geht.
Wichtig ist, dass die Patienten aus Datenschutzgründen ein Einverständnis unterschreiben. Denn Sie geben Patientendaten an einen Dritten weiter.
Möchten Sie diesen Bereich nicht auslagern, haben aber durch einen Mitarbeiterausfall einen Engpass, können Sie auch gezielt hierfür auf die Unterstützung von ZAB Abrechnungsgesellschaft zurückgreifen.
Fazit:
Nicht nur die Hygiene, unsere Materialien und Geräte sind durch QM zu managen. Auch die Abrechnung gehört mit zu den wichtigsten Prozessen.
Wer Zahlen, Daten und Fakten sammelt, sich bewusst macht wo die Reise hingehen soll und dabei zielorientiert und strukturiert vorgeht, kann alles aus der Abrechnung rausholen.
Welche Variante die richtige für jede einzelne Praxis ist, liegt im individuellen Bedürfnis der Praxis.
Wichtig ist jedoch, dass wir alle Möglichkeiten ausschöpfen. Und dabei spielt Qualitätsmanagement eine tragende Rolle.
Ich wünsche allen ein erfolgreiches Beleuchten der eigenen Abrechnungsprozesse!
