Platz und Zeitverschwendung – Wie du Herr deiner Papierberge und Zeitfresser in der Praxis wirst!

* Hinweis: Dieser Artikel enthält werbende Hinweise auf Fremdfirmen

Durch meine berufliche Veränderung Ende 2020, bin ich neben meiner Selbständigkeit, von einer super digitalen Praxis, in einer für heutige Verhältnisse eher undigitalen Praxis gelandet. Und nicht dass das jetzt negativ klingen soll, ganz im Gegenteil. Ich habe mich für diesen Weg entschieden, weil ich in dieser Praxis eine Menschlichkeit erlebe, die ich so nur selten irgendwo gesehen habe, und zweitens liebe ich es über alles, neue komplexe Aufgaben und Herausforderungen anzugehen. Sonst wäre ich vermutlich nicht als Qualitätsmanagerin für viele Praxen im Einsatz.

 

 

 

 

Somit habe ich die ehrenvolle Aufgabe, mich mit meiner vielseitigen Erfahrung der letzten Jahre, um die Digitalisierung zu kümmern.

 

Also ein perfekter Anlass, zu diesem Thema einen Artikel zu schreiben und euch mit hilfreichen Tipps für die eigene Digitalisierung zu inspirieren.

 


Erster Schritt: Den Ist- und Soll-Zustand erfassen

Gehen wir doch einfach mal wie im QM vor und beschreiben zuerst den Ist-Zustand sowie das Ziel in der Praxis. Verschafft euch einen Überblick was alles noch in „Papierform“ vorhanden ist. Am besten macht ihr das bereits digital in einer einfachen Tabelle in Word. So verliert ihr in der Umsetzungsphase auch nicht den Überblick.

 

Im folgenden seht ihr eine kleines Beispiel, für solch eine Bestandsanalye.

 


Zweiter Schritt: Gemeinsam planen und motivieren

 

Es gibt nichts schlimmeres, als etwas übergestülpt zu bekommen, was einem evtl. nicht liegt. Wenn solch ein Projekt erfolgreich umgesetzt werden soll, braucht es Teamwork, gemeinsame und gute Planung und vor allem Motivation.

 

Die gemeinsame Planung schaffen wir durch regelmäßige interne Workshops und Teamsitzungen. Dabei ist wichtig, diese regelmäßig einzuplanen, die Themen vorab festzulegen und die Inhalte zu dokumentieren. Ist ein Teammitglied einmal verhindert, muss dafür gesorgt werden, dass die Inhalte im Nachhinein mit der jeweiligen Person besprochen werden.

 

 

 

Die Motivation ist da schon ein heikleres Thema. In vielen Praxen ist Motivation und Teamwork generell ein Thema. Die oberste Priorität ist die volle Unterstützung der Leitung. Der Fisch beginnt bekanntlich am Kopf an zu stinken. Um Raum für Teamwork und Motivation zu schaffen, sollte die Praxisleitung daher auch den Raum für offene Gespräche schaffen.

 

Um hier bei unserem Thema der Digitalisierung zu bleiben ist es wichtig, die Ziele zu hinterfragen, um die Motivation zu stärken.

 

 

Dabei sind folgende Fragen wichtig:

 

 

·       Warum wollen wir das ändern?

 

·       Welcher Wert steckt hinter dem jeweiligen Ziel?

 

·       Was nervt momentan oder kostet uns enorm viel Zeit?

 

·       Was für Vorteile bietet uns die Umstellung?

 

·       Wie fühlt es sich jetzt an und wie fühlt es sich an, wenn wir das Ziel erreicht haben?

 

·       Welche Nachteile und Herausforderungen bringt das mit sich?

 

·    Sind wir bereit, gemeinsam das Projekt anzupacken, mit allen Facetten?

 

 

Alles hat zwei Seiten und dessen sollten wir uns bewusst sein. Viele schieben solch große Aufgaben vor sich her, weil sie einen enormen Kraftakt bedeuten. Raus aus der Komfortzone und rein in die Extrameilen. Wenn wir es vorher nicht schaffen genau zu spüren was wir an Mehrwert dadurch gewinnen, wird der Weg lang. Schaffen wir es allerdings alle Facetten zu spüren und uns auf die Vorteile zu konzentrieren, wächst die Motivation und der Teamgeist kommt von ganz alleine.

 

 

Hier ein kleiner motivierender Überblick über Bereiche, in denen digital eine Menge Vorteile stecken:

 

 


 

Es gibt für eigentlich fast alles digitale Lösungen. Der Vorteil einer softwaregestützen Ablage ist, dass alles einfach gefunden werden kann, Aufgaben, Mitarbeiter, Geräte, Unterweisungen, Teamsitzungen, Termine, Fehler, Reparaturnachweise, Gebrauchsanweisungen, Benutzervideo etc. an einem Ort, schnell aufzufinden und miteinander verknüpft sind.  

 

Ich selbst arbeite mittlerweile für fast alle QM-relevanten Themen mit der Software Dios. Dabei dokumentiere ich die Teamsitzungen, jährlichen Einweisungen, Geräte mit allen Daten und Terminen, Reparaturen, Fehler, Risiken, Mitarbeiterdaten wie Stellenbeschreibungen, ich verknüpfe Videos der Gerätehersteller zu dem Gerät, ich erfasse Aufgaben die täglich digital von den Mitarbeitern bearbeitet werden, alle Materialien auch die Lagerverwaltung, das Gefahrstoffverzeichnis und die Ersatzstoffprüfung, die Freigabe der Aufbereitungsprozesse ganz einfach per Passwort etc.. Es gibt natürlich noch viele weitere Programme, aber dieses ist mein bisher absoluter Favourite, um alles ganz einfach unter einen Hut zu bekommen. Sicherheitsdatenblätter ziehe ich mir bei Aera und wer gerne Unterschriften und Aufklärungen für Patienten digital erfasst, ist bei Synmedico gut aufgehoben.

 

 

 


 

 

Das Jahr 2021 ist definitiv ein guter Start das digitale Zeitalter endgültig einzuläuten und sich viel Zeit und auch Platz in der Praxis zu sparen.

 

 

 

Wer gerne einmal in das Programm Dios schnuppern möchte, schreibt mir gerne eine persönliche Nachricht.

 

Ich kann es nur empfehlen, sich mit diesem Thema zu befassen.

 

 

 

 

Zudem stehe ich Ihnen auch als Coach und Berater in Sachen Digitalisierung und Teamwork zur Seite. Denn in den digitalen Zeiten, ist ein Videocall das kleinste Problem 😉

 

Ich wünsche viel Erfolg beim Umsetzen und freue mich auf eine persönliche Nachricht.

 

Es grüßt Sie herzlichst,

 

Frauke Heck