Projektbericht QM-Aufbau und Digitalisierung

Der Aufbau eines QM-Systems liegt in dieser Zahnarztpraxis in Freiburg schon drei Jahre zurück.  Dennoch bin ich regelmäßig dort, um Änderungen einzupflegen, den Stand zu begutachten und Fehler auszugleichen. Außerdem haben wir mittlerweile einen Teil der Prozesse digitalisiert.

 

Wir hatten ca. 6 Monate für die Aufstellung des QM-Systems gerechnet und diese Zeit auch gebraucht. Das ist die Zeit, die ich im Schnitt für die Einführung oder Anpassung eines QM-Systems, zusammen mit der Praxis, rechne.

Das klingt für den einen oder anderen vielleicht lange.

 

Mir ist allerdings wichtig, dass der Aufbau mit der Praxis passiert und nicht ohne.

Denn wenn eine Praxis einfach ein QM-System übergestülpt bekommt, ist die langfristige Umsetzung oftmals gleich null. Und das ist zum einen reine Zeit- und Geldverschwendung und zum anderen nicht der Sinn der Sache.

 

In diesem Fall hatten wir auch noch das Vergnügen, dass genau bei Abschluss des Projektes, der Brief zur Praxisbegehung durch das Regierungspräsidium ins Haus flatterte. Glück gehabt sage ich nur. :-)

Übrigens nicht das erste Projekt, bei dem genau das am Ende passiert.  Timing ist alles! 

 

Ein kurzer Rückblick in die Aufbauphase

Der Startworkshop

Der Start bildet immer ein Einführungsworkshop, indem das gesamte Team in die Anforderungen eines praxisinternen QM-Systems, nach der G-BA-Richtlinie, eingeführt wird. Das Ziel hierbei ist, die Praxismitglieder erstmal auf den gleichen Wissenstand zu heben. Der Workshop geht in der Regel drei Stunden. Zudem wird der Aufbau des QM-Systems, mit den einzelnen Prozessen und Inhalten besprochen und die Mitarbeiter in die jeweiligen Bereiche eingeteilt. 

Eine Person wird hierbei die Hauptansprechpartnerin. Das ist auch die Mitarbeiterin, die in der Praxis die Stellung der QM-Beauftragten übernimmt. Wir arbeiten in den nächsten Monaten sehr eng zusammen.

 

Die Projektphase

Während der nächsten Monate bereite ich die ganzen Dokumente, welche für das QM-System notwendig sind, vor. Dabei passe ich das Logo, das Design und die Freigabe der Dokumente an die Praxis an. Je nach gewähltem Projekt macht die Praxis sehr viel selbst, was die Anpassung der Inhalte an die Praxis angeht, oder ich passe die Dokumente an.

Hierbei gehen wir alle Abläufe durch und definieren die einzelnen Prozesse in den Dokumenten. Ist ein Prozess bisher nicht nach den Vorgaben der Richtlinien gelaufen, wird dieser gleich angepasst, um in Zukunft normkonform zu arbeiten. Die QM-Beauftragte der Praxis hat die Aufgabe, zusammen mit der Praxisleitung, für die Umsätzung zu sorgen.

Dieser Teil der Arbeit kann sehr gut durch E-Mail und telefonische Rücksprachen durchgeführt werden. Je nach Aufwand des Projektes werden auch die ein oder anderen Termine in der Praxis vereinbart, um die besprochenen Prozesse in der Umsetzung zu begutachten.

 

Der Abschluss

Sind alle Dokumente wie Checklisten, Arbeitsanweisungen, Formulare, Prüfprotokolle, Prüfanweisungen etc. sowie das QM-Handbuch erstellt, ist der letzte Schritt die Einführung. 

In der Abschlussschulung gehen wir die neuen Dokumente und Abläufe durch. Dafür wird ein ganzer Schulungstag in der Praxis angesetzt. Ziel ist es, dass alle am Ende wissen, was im Alltag umzusetzen ist. Durch die Aufbauphase wurden viele Prozesse bereits richtig umgesetzt und eine kleine Routine hat sich in der Regel eingestellt.

 

Die Kontrolle

Nach 6 Monaten wird ein Nachaudit vereinbart. Dafür gehe ich an einem Tag, zusammen mit der QM-Beauftragten, alle Prozesse durch und schaue, welche Bereiche gut und welche noch nicht gut laufen. Durch den Bericht und einen Maßnahmenplan, kann die Praxis gezielt die Punkte bearbeiten, welche noch verbesserungswürdig sind.

 

Es ist vollkommen normal, dass nicht alles gleich rund läuft. Daher sind solche Audittermine sehr wertvoll. Die Praxis kann sich stetig verbessern, lernt bei jedem Termin etwas dazu und hat somit einen dauerhaften Mehrwert.


Ein weiterer Schritt Richtung Digitalisierung

Nachdem auch die Praxisbegehung problemlos überstanden war, hatten wir weiterhin regelmäßige Termine vereinbart, um das QM-System und andere Prozesse wie Dokumentation und Abrechnung unter die Lupe zu nehmen.

Dabei stießen wir immer wieder auf das Problem, dass gerade viele Aufgaben im Alltag nicht gut umgesetzt, oder teilweise auch vergessen wurden. Da die Freigabe der Aufbereitungsprozesse (Sterilisator, RDG und DAC) schon digital freigegeben wurde, jedoch viele Prüfprozesse noch mit Dokumenten und Checklisten in manueller Form bearbeitet wurden, schlug ich der Praxis vor, die alltäglichen Aufgaben und Checklisten zu digitalisieren.

Die Software war bereits da und musste nur in der Lizenz erweitert werden. Zusätzlich müssen die Checklisten, Aufgaben und Termine  digital angelegt werden und die Prozesse im Handbuch auf die neuen digitalen Abläufe angepasst werden. Das wurde somit zu meiner Aufgabe. 

 

Planung der Digitalisierung

Zuerst musste besprochen werden, welche Bereiche in Zukunft digital erfasst werden sollen und welche Dokumente das betrifft.

Dann musste die Software um diesen Bereich, mittels neuer Lizenz, erweitert werden.

Nachdem die Software bereit stand, konnte ich die Checklisten, Prüfprotokolle, Aufgaben etc. in der Software anlegen.

Dafür benötigte ich zwei Tag zur Vorbereitung und einen Tag in der Praxis, in dem ich alles in der Software einpflegte und im Handbuch abänderte. Das bedeutet konkret, dass die Dokumente, welche nun durch die Software ersetzt werden, aus dem QM-System raus genommen wurden und als alte Versionen abgespeichert wurden. Dafür wurden die neuen Abläufe kurz im Handbuch beschrieben, so dass klar ist, welcher Prozesse wie und wo in der Software umzusetzen sind. Das Handbuch erhält somit eine neue Version. 

 

Am Ende erhielt das gesamte Praxisteam eine Einführung in die neuen digitalen Abläufe.


Was die Praxis dazu sagt - ein Feedback der QMB!

Auch nach der Umsetzung einzelner Prozesse in der EDV, führen wir weiterhin regelmäßige Audittermine durch. Mir ist es wichtig zu sehen, ob sich in der Praxis etwas zum Positiven ändert und wie das genau aussieht. Falls nicht, muss auf jeden Fall die Ursache gefunden und behoben werden.

 

Ich habe hierzu die QMB Carolina V. befragt und sie ist wirklich sehr erleichtert und begeistert. Caro führt das QM nun seit ca. einem Jahr in der Praxis Dr. Schemel in Freiburg. Sie selbst war an dem Aufbau vor drei Jahren nicht beteiligt, hat aber nach einem Mitarbeiterwechsel die Aufgabe der QMB übernommen. Wir hatten vor einem Jahr festgestellt, dass viele Bereiche mit den ganzen Checklisten und Einzeldokumenten für sie recht zeitaufwendig sind.

  • Fragen an Carolina V.:

Was hat sich für dich nach der Umstellung auf die Softwarelösung verändert?

Eine große Erleichterung ist es, dass einzelne Aufgaben in der Woche und am Tag nicht mehr vergessen werden. Durch das automatische Aufgabentool können die Aufgaben einfach täglich abgehakt werden. Die Checkliste dazu erscheint ebenfalls automatisch. Außerdem ist somit gleich alles dokumentiert und nachvollziehbar.

 

Was hat sich zeitlich für dich bzw. für euch verändert?

Durch die digitale Bearbeitung müssen wir keine Ordner mehr raus holen und alles einzeln abhaken und unterschreiben. Dadurch haben wir jetzt deutlich mehr Zeit und weniger Fehler. 

 

Ist es dir leicht gefallen auf die Software umzustellen?

Am Anfang habe ich einige Wochen gebraucht, um mich daran zu gewöhnen. Aber jetzt ist es Routine und ich kann mir die alten Abläufe gar nicht mehr vorstellen. Ich möchte am liebsten alle Prozesse digital führen. Das ist viel einfacher und macht wirklich Spaß.  Auch das Fehlermanagement führe ich jetzt digital durch. 

 

Fazit

Ich selbst freue mich sehr, dass die Praxis sich immer weiter verbessert und mit den neuen Abläufen zurecht kommt. 

Was ich generell sehe ist, dass jeder Erfolg und Prozess an den Menschen hängt die darin arbeiten. Die Praxis hatte in den letzten Jahren drei Wechsel der QMB und das fordert oftmals erstmal Rückschritte. Durch den Ehrgeiz und die gute Arbeit von Carolina sind wir dennoch auf Erfolgskurs, was die Umsetzung des QM-Systems angeht. Und das sehe ich daran, dass wir von Termin zu Termin immer weniger offene Punkte haben, sondern stetige Routine und Umsetzung. 

Vielen lieben Dank an dieser Stelle, für die tolle Arbeit!