Ein Rundgang durch die Praxis - Was sind die wichtigsten Punkte im Bereich Rezeption, Wartezimmer und WC?

Niemals zuvor gab es so viele Vorschriften, Gesetze und Richtlinien, die in einer Zahnarztpraxis eingehalten werden müssen. Oftmals fehlt uns in dem ganzen Durcheinander jedoch der Durchblick. Daher möchte ich mit einem kleinen Praxisrundgang einen kurzen Einblick in die wichtigsten Anforderungen geben. 

Fangen wir in diesem Artikel mit dem ersten Teil der Praxis an. Nämlich den Bereich, den der Patient als erstes betritt. Das ist im Normalfall die Rezeption, gefolgt von dem Wartezimmer und ggf. auch dem WC.

 

Die Rezeption:

 

 

Der Patient betritt die Praxis und sollte im besten Fall gleich herzlich und freundlich in Empfang genommen werden. Doch Vorsicht! Hier haben wir es schon mit der ersten Hürde der Gesetzeslage zu tun: Dem Datenschutz! 

Persönliche Daten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Somit sind hier einige Punkte zu beachten.

1. Der PC muss vor Fremdeinsicht geschützt werden. Ist dies durch den Bau der Rezeption nicht möglich, helfen Schutzfolien, die die Sicht auf den PC aus der Ferne beeinträchtigen. (siehe Link)

 

2. Alle PC`s sollten mit einem Passwort geschützt sein. Wird der Arbeitsplatz verlassen, sollten der PC mit der Tastenkombination STRG+Alt+Entf. gesperrt werden. Das Entsperren funktioniert auf die gleiche Weise.

3. Der Wartebereich sollte von der Rezeption getrennt werden. Optimalerweise mit einer Tür, die geschlossen werden kann. Ist dies nicht der Fall, ist darauf zu achten, dass keine vertraulichen Patientendaten laut besprochen werden. Im Zweifel sollten Sie sich lieber die Informationen schriftlich geben lassen, oder am Telefon die passenden Fragen stellen. So kann der Patient am anderen Ende antworten, ohne dass Sie die Informationen für andere Ohren herausgeben. Es dürfen auch keine Informationen an Familienmitglieder herausgegeben werden, obwohl das nicht immer einfach zum Umsetzen ist.

4. Die Anamnese und Stammdaten des Patienten sollten regelmäßig abgefragt werden. Ich empfehle einmal im Jahr und bei besonderem Anlass wie einem größeren Eingriff.

5. Der E-Mailverkehr ist ebenfalls eine heikle Sache. Denn Patientendaten dürfen nur verschlüsselt gesendet werden. In Zeiten von Hackern und Co. ist es nicht ganz verwunderlich, dass diese Vorschrift gefordert wird. Jedoch kenne ich so gut wie keine Praxis, die diese Anforderung in die Tat umsetzt. Viele wissen auch gar nicht wie. Wer das jedoch in die Realität umsetzen möchte, sollte sich mit seiner EDV Firma des Vertrauens in Verbindung setzen. Einen interessanten Artikel dazu gibt es unter folgendem Link: http://www.zwp-online.info/de/fachgebiete/digitale-zahnmedizin/grundlagen/archivieren-und-versenden-von-dvt-daten

6. Die Patientenzufriedenheit wird zum einen im Patientenrechtegesetz und zum anderen in der G-BA-Richtlinie thematisiert. Daher sind wir verpflichtet, uns ein Feedback der Patienten einzuholen.  Das sollte über ein Beschwerdemanagementsystem und einen Patientenfeedbackbogen geschehen. Wir haben ein Formular für Patientenbeschwerden an der Rezeption liegen. Wenn eine Beschwerde vorliegt, notieren wir diese, agieren je nach Vorfall entsprechend und besprechen diesen dann zur Verbesserung in der Teamsitzung. Dieser Ablauf ist auch im QM-Handbuch zu beschreiben. Bezüglich des Patientenfeedbacks ist eine anonyme Box im Wartezimmer denkbar, oder aber auch eine digitale Form wie ein Pad oder das Auswerten von Bewertungsportalen. Wichtig ist auch hierbei, dass die genutzte Form im QM-System beschrieben wird.

 

Der Wartebereich:

 

Der Wartebereich sollte den Patienten die Wartezeit so angenehm wie möglich gestalten, um auch in der Praxis in Ruhe anzukommen. Jedoch gibt es auch hier hygienetechnisch einiges zu beachten.

 1. Gegenstände wie Stühle, Tische und Spielzeug sollten abwischbar sein, um eine mögliche Keimübertragung zu vermeiden. Daher sind Malstifte aus Holz oder Stofftiere zu vermeiden. Zu bevorzugen sind abwischbare Plastikspielsachen oder Tafel und Kreide.

2. Pflanzen sind in Behandlungszimmern generell verboten. Im Warte- oder Rezeptionsbereich sind diese möglich, solange keine Erde verwendet wird. Diese kann zu Sporen und Keimübertragungen beitragen.

3. Viele Patienten freuen sich über das Angebot von Getränken im Wartezimmer. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass keine Gläser sondern Einwegbecher verwendet werden. Ebenso ist es bei Getränkespendern wichtig, die Prüffristen und Wartungen durch die Firmen strikt einzuhalten, um eine gleichbleibende keimfreie Situation der Spender zu behalten.

 

Das WC:

 

Es sollten laut Gesetz zwei Toiletten zur Verfügung stehen. Eins für das Personal und eins für die Patienten. Außerdem sollte bei neuen Praxen darauf geachtet werden, dass die Toilette behindertengerecht gebaut ist. 

Auf der Toilette sind Einmalhandtücher, Seife und ggf. auch Händedesinfektion bereit zu stellen. Einen guten Eindruck macht es auch, wenn ein Formular aushängt, indem die WC-Kontrolle dokumentiert wird. Dieses aber bitte nur aushängen, wenn das Dokument wirklich ausgefüllt wird. Ansonsten hat es einen negativen Einfluss auf das Image der Praxis.

 

Fazit:

 

Es gibt einiges zu beachten, dennoch können wir vieles schnell und einfach umsetzen. 

In dem nächsten Beitrag gehe ich auf die anderen Bereiche in der Praxis ein.

Liebe Grüße und viel Spaß beim Umsetzen!

 

Quelle Foto: Fotolia 

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Kommentare: 2
  • #1

    Ano (Montag, 10 Juni 2019 20:43)

    Gilt das alles genauso auch bei der Kieferorthopädepraxis?

  • #2

    Quality4dental (Dienstag, 11 Juni 2019 13:35)

    Die Fachrichtung ist letztendlich egal. Die Vorschriften gelten für alle Praxen gleich.