Der Krieg gegen die Ordner - Digitale Unterstützung im Bereich QM

Wer kennt das nicht? Der Berg an Papier der sich im Laufe eines QM-Systems anhäuft, bestehend aus Dokumenten, Arbeitsanweisungen, Gebrauchsanweisungen, Sicherheitsdatenblättern etc.. Irgendwie und irgendwo haben wir diesen in der Praxis untergebracht und hoffen im Stillen, dass er nicht weiter wächst. Je nachdem wie das eigene QM-System gestaltet ist, bedeutet es mehr oder weniger Papier. 

Daher möchte ich heute die Frage klären.... Wie geht QM mit wenig Papier?

Dazu nehmen wir folgende Themen genauer unter die Lupe:

 

1. Was brauchen wir im QM?

2. Was davon ist digital zu lösen?

3. Welche Möglichkeiten der digitalen Umsetzung gibt es?

 

Gehen wir also direkt auf die erste Frage ein.

Was für Dokumente bzw. Nachweise brauchen wir im QM überhaupt?

Da haben wir zuerst das QM-Handbuch. Ein Handbuch gehört zu den Grundanforderungen unseres QM-Systems. Dort sind alle unsere Prozesse beschrieben. 

Hinzu kommen noch die Arbeits- bzw. Verfahrensanweisungen, Checklisten, Prüfprotokolle, Formulare und Prüfanweisungen. Das sind all die Dinge, die wir schreiben und erstellen, um all unsere Prozesse und Abläufe genau darzustellen. Da hinzu kommen dann noch Herstellerangaben in Form von Gebrauchsanweisungen und Sicherheitsdatenblättern, Schulungsnachweise, Zertifikate, Validierungsdokumente, Wartungsprotokolle etc.

 

Was davon ist nun digital zu lösen?

 

1. Das QM-Handbuch sowie alle mitgeltenden Vorgabedokumente

Um kurz zu klären was ich mit einem Vorgabedokumente meine, möchte ich dies zuerst erläutern. Ein Vorgabedokument ist ein Dokument, welches entweder einen Ablauf beschreibt wie eine Arbeitsanweisung oder ein Dokument, welches noch auszufüllen ist. Dazu gehört zum Beispiel eine Checkliste oder ein Formular. 

Ein Handbuch sowie die zugehörigen Dokumente müssen nicht in ausgedruckter Form in der Praxis vorhanden sein. Ich habe in meinen Anfängen alle Dokumente zur Freigabe ausgedruckt, unterschreiben lassen und in einem Ordner als Originaldokumente abgeheftet. Alleine durch die erste Version hatten wir schon zwei dicke Ordner in unserem Schrank stehen. Heute löse ich das anders. Das QM-System ist nun digital auf dem Server abgelegt und die Freigabe erfolgt über eine Unterschriftenmatrix (siehe Link unter 3.5.15.3). Das bedeutet, ich habe ein Worddokument, auf dem alle geltenden QM-Dokumente mit Namen, Versionsstand, Freigabedatum und freigebenden Personen hinterlegt sind. Nur dieses Dokument wird ausgedruckt, in einem Ordner abgelegt und durch die Unterschrift freigegeben. Alleine damit spart man sich schon eine Menge Ordner und Papier in der Praxis.

 

2. Die Nachweisdokumente

Nachweisdokumente sind solche, die als Beweis für eine Umsetzung aufbewahrt werden müssen. Das kann zum Beispiel ein ausgefüllter Anamnesebogen, eine Checkliste oder ein Prüfprotokoll sein. Da diese meistens mit einer Unterschrift versehen sind, ist es schwierig die Dokumente papierlos zu hinterlegen. Wir haben die Möglichkeit die Dokumente einzuscannen und entweder in der Akte des Patienten abzulegen oder in einem Ordner auf dem PC. Nur ist dann die Echtheit der Unterschrift nicht mehr nachweisbar, da die Druckpunkte auf dem Papier digital nicht überprüft werden können. Zu einer Lösung für dieses Problem komme ich später.

 

3. Gebrauchsanweisungen

Bei Gebrauchsanweisungen ist es möglich, diese Digital abzulegen. Wir können entweder bei den Herstellen fragen, ob Sie die jeweilige Gebrauchsanweisung auch als PDF zur Verfügung stellen, oder uns selbst die Mühe machen und alle Anweisungen einscannen.

 

4. Sicherheitsdatenblätter

Auch bei Sicherheitsdatenblätter haben wir die Möglichkeit diese digital zu führen. Es muss allerdings gewährleistet sein, dass im Falle eines Notfalls jederzeit dem Notarzt schnell das passende Sicherheitsdatenblatt ausgehändigt werden kann. Das heißt auch im Falle eines Stromausfalls, muss das Sicherheitsdatenblatt griffbereit sein. Daher ist es fraglich, ob man nicht doch einen Ordner mit den Ausdrucken in der Praxis halten sollte.

 

5. Validierungsberichte und Wartungsnachweise

Validierungsberichte sind oftmals mit einer Unterschrift versehen. Daher würde ich diese auf jeden Fall im Original behalten. Bei Wartungs- bzw. Reparaturberichten ist es überlegenswert, diese als digital gescannte Version auf dem PC abzulegen, wenn der Nachweis nicht mit einer wichtigen Unterschrift versehen ist. 

Welche Möglichkeit der digitalen Umsetzung gibt es?

 

Nachdem wir nun den Umfang unseres Papierkrams angeschaut haben und in etwa einordnen können was digital und was in Papierform vorhanden sein sollte, ist es Zeit sich Gedanken über Softwarelösungen zu machen. 

 

1. Ein selbst angelegtes Ordnersystem auf dem PC

Ich schätze alle haben Ihr QM-System zuerst auf dem PC abgelegt. Denn irgendwo muss das ganze ja erstellt werden. Ich habe mir hierzu zwei verschiedene Kategorien angelegt. Zum einen einen Ordner mit den Vorlagedokumenten. Dort befindet sich das QM-Handbuch sowie alle mitgeltenden Dokumente, unterteilt in Prozessordner (Hygiene, Behandlung, Praxismanagement etc.). Zum anderen habe ich einen Ordner für Nachweisdokumente. Dort habe ich alle Nachweise abgelegt wie Versionsänderungen der Dokumente, ausgefüllte gescannte Teamsitzungsdokumente, alte Versionen von QM oder auch gescannte Reparaturberichte. Was die Anordnung von solchen Ordnersystemen angeht, ist der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Es muss nur nachvollziehbar und für die Praxis funktional sein. Ich selbst habe das digitale Ablagesystem in unserem QM-Handbuch beschrieben. So kann jeder nachvollziehen, was welcher Ordner beinhalten sollte.

 

2. Software für Aufbereitungsprozesse

Die Aufbereitung von Medizinprodukten unterliegt strengen Richtlinien. Jeder Schritt muss dokumentiert und nachvollziehbar sein. Nun haben wir die Möglichkeit, das alles auf ausgedruckten Formularen freizugeben oder bequem in einer Software. Der Vorteil einer Software ist das einsparen von Papiermassen, die schnelle Freigabe durch Passwort und die genaue Aufzeichnung der Prozessparameter.

Außerdem ist es möglich, für sterile Verpackungen direkt Etiketten zu drucken, was das mühsame beschriften der Verpackung einspart.

Auswahl gibt es genügend auf dem Markt von Segosoft über Dios oder DOCma. Hier muss jede Praxis selbst entscheiden, welches Programm für sie die passende Wahl ist.

 

3. Software für QM-Systeme

Nicht nur Aufbereitungsprozesse können in einer Software dokumentiert werden, auch Aufgabenverwaltungen, Zuständigkeiten, Bestandsverzeichnisse, Gefahrstoffverzeichnisse, Wartungstermine, Mitarbeitereinweisungen, Teamsitzungsprotokolle, Arbeitsanweisungen, Checklisten etc. Oftmals bietet die Abrechnungssoftware oder die Freigabesoftware für Hygieneprozesse auch QM-Module an. Diese müssen dazugekauft und freigeschalten werden. Dann können alle QM-Dokumente auf dem PC in der Software zentral verlinkt werden. Aber Vorsicht! Ich habe schon die Erfahrung gemacht, dass bei zu komplexen Systemen, viele MitarbeiterInnen in der Praxis den Überblick verlieren wo sie was finden und wie sie mit der ganzen Verwaltung umgehen müssen. Ich persönlich finde, wenn man sein QM-System in einer Software anlegt, sollten alle wichtigen Prozesse des Programms im QM-Handbuch beschrieben werden. So ist auch gewährleistet, dass bei Personalwechsel in der Praxis, der Umgang mit der Software nachvollziehbar ist. 

 

4. Digitale Unterschriften

Wie oben schon erwähnt, ist ein gescanntes unterschriebenes Dokument nicht mehr rechtsgültig. Daher ist es schwierig, den Ordnerberg zu minimieren, denn viele Dokumente benötigen Unterschriften. Aber es gibt eine Lösung: das Unterschriftenpad. Wir selbst warten nun seit einer längeren Zeit auf ein Unterschriftenpad. Denn wir wollen unsere Ordner auf ein Minimum reduzieren. Unser Ziel ist es, Anamnesebögen, QM-Dokumente, Teamsitzungsprotokolle, Kostenvoranschläge etc. direkt digital zu unterschreiben. Die Software zeichnet die Druckpunkte der Unterschrift auf und produziert somit eine rechtssichere Unterschrift. Mit dieser Option lässt sich eine Menge Papierkram einsparen.

 

5. Dokumentation von Arbeitszeiten

In Zeiten des Mindestlohngesetzes ist bei vielen eine tägliche Dokumentation der Arbeitszeiten pflicht (siehe Artikel Mindestlohn). Wer nicht auf digitale Lösungen setzt, hat schnell einen Berg an Ordnern zusammen. Es gibt die Option die Arbeitszeit mit einer App aufzuzeichnen oder mit einer elektronischen Stempeluhr.

 

Fazit:

Ein wirklich gutes QM-System hat einen gewissen Umfang. Aber es gibt eine Menge Lösungen, den Papierberg so klein wie möglich zu halten. Ich wollte hier einen kleinen Anreiz für Ideen schaffen, wie es möglich ist, seinen Ordnerberg in den Schränken klein zu halten. Sicherlich ist nicht jede Option aufgezählt, aber ich hoffe es ist eine kleine Hilfestellung, bei der eigenen Umsetzung in die digitale QM-Zukunft.

 

Quelle Foto: Fotolia 

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